การแบ่งเวลาและจัดสรรเวลาของตนเอง

ที่มา
http://www.tice.ac.th/Online/Online2-2549/bussiness/nantapon/n3.htm

การบริหารเวลา คือ การรู้จักวางแผนและจัดสรรเวลาในการทำงานอย่างถูกต้องและเหมาะสม และไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นนักบริหารเท่านั้นที่จะสามารถบริหารเวลาและการทำงาน ทุกคนก็สามารถทำได้เพียงแต่รู้จักที่จะแบ่งเวลาและจัดสรรเวลาของตนเองให้ถูกต้องและเหมาะสมตามวันเวลาที่กำหนด

1. ขั้นตอนการวางแผนเวลา
- กำหนดแผนการทำงาน
- การจัดลำดับความสำคัญของงาน
- ตรวจสอบแผนการจัดสรรเวลา
- กำหนดและแจกจ่าย
- การควบคุมเวลา

2. เทคนิคการบริหารเวลา
1. ต้องทำบันทึก สิ่งที่ต้องบันทึก
2. แบ่งงานให้เหมาะสม
3. ลำดับสิ่งที่ต้องทำงานก่อนหลังในแต่ละวัน
4. หาเวลาที่สงบทุกวัน เพื่อช่วยในเรื่องระบบสมาธิ
5. บอกช่วงเวลาที่ว่าง
6. หามุมสงบ หรือเอางานไปทำที่บ้าน ถ้าไม่ทันจริง ๆ
7. หมั่นแวะเวียน เยี่ยมเยียนลูกน้องเป็นครั้งคราว
8. ไปตามเวลานัดหมาย
9. หาเวลาพักไม่ว่างานมากแค่ไหน
10. อย่านัดหมายหรือประชุมติดกันเกินไป

3. หลัก 10 ประการ การบริหารเวลา
1. วางแผนการทำงาน
2. มีความตั้งใจในการทำงาน
3. หยุดพักชั่วขณะ
4. หลีกเลี่ยงความไม่เป็นระเบียบ
5. ไม่เป็นผู้ที่ต้องการความถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด
6. ไม่ต้องกลัวที่จะกล่าวคำปฏิเสธ
7. อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง
8. มีการผ่าตัด ปรับปรุงใหม่ในเรื่องการสูญเปล่าของเวลา
9. การแบ่งเวลา แบ่งงานและมอบหมายงานให้เหมาะสม
10. อย่าเป็นโรคเหมางาน

4. การใช้เวลาของเลขานุการ
เวลาเป็นสิ่งมีค่ายิ่งในชีวิต ถ้าปล่อยเวลาให้สูญเปล่าก็เท่ากับทำให้เวลาเสียไปโดยใช่เหตุ ต้องฟังคำพังเพยที่ว่า "เวลาวารีไม่เคยคอยใคร เวลาที่ล่วงไป ๆ บัดนี้เราทำอะไรอยู่" ฉะนั้นเลขานุการเป็นบุคคลที่มีความสำคัญยิ่งต่อองค์การ ต้องใช้เวลาในการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ดังนี้
1. ช่วยแบ่งเบาภาระในการทำงานให้มากที่สุด
2. ให้นายถูกขัดจังหวะน้อยที่สุด
3. ช่วยแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแทน
4. จัดการนัดหมายให้เหมาะสม
5. ไม่รบกวนด้วยเรื่องที่ไม่จำเป็น
6. เลือกแขกที่จะเข้าพบ และโทรศัพท์ที่จำเป็น
7. มีข้อมูลที่ถูกต้องพร้อมอยู่เสมอ
8. ช่วยรักษาอารมณ์
9. ทำงานถูกต้อง เรียบร้อย
10. จัดสถานที่ทำงานให้สะอาดเรียบร้อย

5. ระบบการบริหารเวลา
การบริหารเวลา คือ การจัดเวลาในการทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างเพื่อให้ผลงานเป็นที่ยอมรับอย่างน่าพอใจ
5.1 การกำหนดความสำคัญ (Set Priorities) โดยใช้สัญลักษณ์แทนดังนี้
A = งานที่มีความสำคัญต้องทำก่อน
B = งานที่มีความสำคัญเช่นกัน แต่รองลงไป ถ้าหากว่ามีเวลาก็ควรทำ
C = แม้ไม่ทำขณะนี้คงไม่ก่อให้เกิดความเสียหาย
5.2 วางแผน (Planning) คือ การตระเตรียมการสำหรับปฏิบัติงานตามแผน โดยไม่จำแนกว่าเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ การวางแผนมีความยากง่ายสลับซับซ้อนแตกต่างกันตามขอบข่ายของงานที่จะปฏิบัติ อาจทำในรูปแบบของตารางปฏิบัติงาน
5.3 การปฏิบัติตามตารางที่กำหนด (Projecting Schedule Time) คือ การทำงานตามแบบแผนที่กำหนดไว้ ดังนี้
ขั้นที่ 1 ตั้งคำถามเกี่ยวกับอนาคตหลาย ๆ คำถาม แล้วคิดหาคำตอบและเหตุผลประกอบคำถามต่าง ๆ เหล่านั้น
ขั้นที่ 2 กำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวที่เป็นจริงได้

6. กลยุทธ์การบริหารเวลา
6.1 เวลาและความสำคัญ
- ทบทวนดูว่าเสียเวลาไปกับงานนั้นมากเพียงใด คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปหรือไม่
- งานที่ต้องยืมอุปกรณ์ผู้อื่นทำ ให้รีบทำงานชิ้นนั้นก่อน
- ช่วงเวลาที่มีความสดชื่น ขอให้ปฏิบัติงานที่มีความยุ่งยากในช่วงนั้น
- ในกรณีที่มีการประชุม ควรใช้เทปบันทึกการประชุมแทน
- การรับโทรศัพท์ ควรพูดให้สั้น กระทัดรัด ชัดเจน และได้ใจความสมบูรณ์
- พิจารณาเอกสารต่าง ๆ ที่มาถึงให้เสร็จสิ้นในครั้งเดียว
- อย่าลังเลในการตัดสินใจ
- ใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์มากที่สุด
- หากต้องการขอข้อมูลจากผู้อื่น ควรขอข้อมูลไว้ก่อนแม้ว่าจะไม่ถึงเวลาก็ตาม
- งานใดที่ต้องปฏิบัติใช้สมาธิมาก ๆ ควรกระทำช่วงเวลาที่มีความพร้อมที่สุด
6.2 ปัจจัยที่ทำให้เกิดการสูญเสียเวลา
- ถูกขัดจังหวะในการโทรศัพท์
- ถูกขัดจังหวะโดยบุคคลต่าง ๆ
- การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ
- การสื่อสารขาดประสิทธิภาพ
- ขาดการวางแผนที่ดี
- ปฏิเสธผู้อื่นไม่เป็น
- ให้ความสนใจไปเสียทุกเรื่อง
- ไม่ปฏิบัติงานให้เสร็จเป็นเรื่อง ๆ ไป
- ขาดวินัยในตนเอง
- ใช้เวลาในการอ่านเอกสารมากเกินไป
6.3 เทคนิคการควบคุมการใช้เวลา
- มีสมาธิในการปฏิบัติงาน มีสติ
- จัดลำดับความสำคัญของงานก่อน-หลัง
- แบ่งงานที่ทำออกเป็นช่วง ๆ
- สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
- ใช้เวลาราคาถูกทดแทนเวลาราคาแพง
- การใช้เครื่องมือให้มีประสิทธิภาพ
- ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน
- ลดงานเอกสารลง
- ลดการลงนามในเอกสาร
- ลดรูปแบบที่ไม่จำเป็นที่ไม่เกิดประโยชน์ออกไป